Dla kogo · Sprzątanie i obsługa biur Księgowość i kadry dla sprzątania i obsługi biur
Ludzie na etatach i zleceniach, rotacja, ZUS co miesiąc. Kadry liczymy od osoby, która w danym miesiącu pracuje.
- sprzątanie biur
- sprzątanie mieszkań
- wirtualna asystentka
- obsługa biura
- pielęgnacja zieleni
000 000 000 pn–pt 8–16 W kwadrans kwota z cennika, nie „to zależy”.
albo zostaw numerMiesiąc firmy sprzątającej w dokumentach
Firma sprzątająca biura wystawia kilkanaście faktur miesięcznie — jedną na każdy obsługiwany obiekt — i zbiera drugie tyle kosztowych: środki czystości, worki, paliwo, leasing auta, telefon. Do tego dni wyciągu z konta. Dwadzieścia pięć dokumentów to typowy miesiąc, który mieści się w progu 350 zł do 40 dokumentów z VAT. Faktura z VAT albo bez to decyzja, którą pokazujemy w złotych na Twoich liczbach; przy sprzątaniu mieszkań prywatnych wraca jeszcze kasa fiskalna — sprawdzamy ją przed pierwszym zleceniem od osoby prywatnej.
Druga połowa rachunku to ludzie. Trzy osoby na etacie i dwie na zleceniu to 3 × 70 zł i 2 × 50 zł, razem 660 zł z księgowością. Liczymy osoby, które w danym miesiącu pracowały, nie stan na pierwszego — jeśli ktoś odszedł w maju, w czerwcu nie ma go na rachunku, a jeśli przyszedł dwudziestego, liczy się od tego miesiąca.
Rotacja: ktoś przychodzi, ktoś odchodzi
W sprzątaniu i obsłudze biur ludzie zmieniają się częściej niż klienci. Każda zmiana to seria terminów: zgłoszenie do ZUS w 7 dni od pierwszego dnia pracy, badania wstępne przed dopuszczeniem, umowa na piśmie przed rozpoczęciem pracy, a przy odejściu wyrejestrowanie w 7 dni, świadectwo pracy i rozliczenie urlopu. Zleceniobiorcy dochodzi ewidencja godzin i stawka nie niższa niż minimalna godzinowa. Kadry prowadzimy z wieloletnią praktyką w kadrach i płacach: co miesiąc dostajesz jedną listę — komu ile wypłacić, ile przelać do ZUS i do urzędu, do kiedy. Nowa osoba w połowie miesiąca nie wymaga od Ciebie niczego poza jej danymi i podpisaną umową.
Osobny temat to Twój własny ZUS. Wiele firm sprzątających zaczyna od obsługi dawnego pracodawcy — i wtedy preferencyjna podstawa składek nie przysługuje. Sprawdzamy to przed pierwszą deklaracją, nie po kontroli.
Czego nie robimy
Nie decydujemy za Ciebie, czy osoba sprzątająca ma być na etacie, czy na zleceniu — opisujemy skutki obu umów w złotych i terminach, a wybór jest Twój, w razie wątpliwości z prawnikiem. Nie prowadzimy legalizacji pobytu cudzoziemców; sprawdzamy dokument i pilnujemy powiadomienia urzędu pracy. Formy opodatkowania nie wskazujemy: porównanie w złotych na Twoich liczbach robimy my, decyzja należy do Ciebie, a gdy sprawa wymaga interpretacji przepisów podatkowych, kierujemy do doradcy podatkowego. Faktury i rachunki do zleceń trafiają do nas przez KSeF albo zdjęciem — bez segregatora i bez dojazdów.
Na starcie
Trzy sprawy, które sprawdzamy przed pierwszą umową z pracownikiem
Zgłoszenie do ZUS w 7 dni — w obie strony
Każdą osobę zgłaszamy do ZUS w 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy i wyrejestrowujemy w 7 dni od końca umowy. W cenie kadr jest PIT-11 za każdą osobę, także tę, która pracowała dwa tygodnie. Rotacja nie zmienia stawki: 70 zł za osobę na etacie, 50 zł za umowę zlecenia, w miesiącu, w którym pracuje.
Źródło: ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 36 ust. 4 i 11; cennik Policzone
Zlecenie: stawka godzinowa, ewidencja godzin, składki po sprawdzeniu
Umowa zlecenia ma minimalną stawkę godzinową (31,40 zł w 2026 r., 32,30 zł w 2027 r.) i wymaga ewidencji godzin. Składki zależą od tego, czy zleceniobiorca ma inne tytuły — etat gdzie indziej, studia do 26. roku życia, emeryturę. Sprawdzamy to przy każdej nowej osobie, bo od tego zależy koszt godziny.
Źródło: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, art. 8a–8b; ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 6 ust. 4 i art. 9
Preferencyjny ZUS nie dla byłego pracodawcy
Jeśli jako firma świadczysz dla byłego pracodawcy to, co robiłeś u niego na etacie w tym lub poprzednim roku, preferencyjna podstawa składek Ci nie przysługuje — płacisz pełny ZUS od pierwszego miesiąca. Sprawdzamy to przed pierwszą deklaracją, bo błąd tu wraca z odsetkami.
Źródło: ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 18a ust. 2 pkt 2
Trzy daty do policzenia z CEIDG
Kiedy wzrośnie Twój ZUS
Składki rosną w trzech momentach i każdy da się policzyć z daty startu działalności.
Miesiąc 7.
zdrowotna 432,54 zł → + społeczne 456,18 zł (stawki 2026)
Jeśli korzystasz z ulgi na start, przez pierwsze 6 miesięcy płacisz tylko składkę zdrowotną. Od 7. miesiąca dochodzą składki społeczne na preferencyjnej podstawie.
Miesiąc 31.
społeczne 1 926,76 zł; ze zdrowotną 2 359,30 zł (stawki 2026)
Preferencja trwa 24 miesiące. Potem składki społeczne liczy się od 60 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli ulgi na start nie było, ten moment przychodzi w 25. miesiącu. Zawieszenie działalności tych dat nie przesuwa.
Każdy styczeń i luty
podstawy zmieniają się co rok (termin: 31 stycznia)
Nowe podstawy składek i nowa minimalna składka zdrowotna. Do 31 stycznia zgłoszenie do Małego ZUS Plus, jeśli przychód za poprzedni rok nie przekroczył 120 tys. zł, a działalność trwała co najmniej 60 dni.
Jeśli chcesz, policzymy to razem w rozmowie: Twoje daty i kwotę, którą trzeba co miesiąc zafakturować, żeby przejść każdy z tych momentów spokojnie.
„Mam dużą rotację ludzi.”
Nasza odpowiedź
Dlatego liczymy kadry od osoby w miesiącu.
Właśnie dlatego kadry liczymy od osoby w danym miesiącu — płacisz za tych, którzy pracują: 70 zł za osobę na etacie, 50 zł za umowę zlecenia, obok księgowości 350 zł do 40 dokumentów. Zgłoszenie, wyrejestrowanie i PIT-11 dla osoby, która odeszła po dwóch tygodniach, są w tej kwocie.
Od 2022 r. w Bydgoszczy i okolicznych gminach ruszyły 293 firmy usług biurowych, 145 sprzątających i 57 zajmujących się zielenią. (własny zbiór CEIDG, 13 gmin, 2022–2026)
Jak zaczynamy
Rozmowa, kwadrans
Mówisz, jaką masz firmę, ile dokumentów i czy zatrudniasz. Podajemy kwotę z cennika, nie „to zależy”.
Kwota i umowa do wglądu
Dostajesz umowę z zapisaną definicją dokumentu i progami. Czytasz, pytasz, podpisujesz, gdy wszystko się zgadza.
Dokumenty przez KSeF albo skanem
Nadajesz biuru uprawnienie w KSeF, resztę przesyłasz zdjęciem albo mailem. Nie musisz nigdzie wozić segregatora.
Zostaw numer, oddzwonimy z kwotą
Wystarczy imię i telefon albo e-mail. Jeśli zmieniłeś liczby w rachunku wyżej, dopiszemy je do wiadomości.
- Telefon
- 000 000 000
- Godziny
- pn-pt 8-16
- Biuro
- Kruszyn Krajeński
Jeśli to nie ten moment, w porządku. Cennik z progami jest zawsze na policzone.eu/cennik, a numer na tej stronie. Jeśli po rozmowie powiesz „nie”, nie będziemy dzwonić ponownie.